Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem osobních údajů souvisejících s registrací, správou účtu, fakturací, kontaktními požadavky a vlastním provozem webu je ZOXIO s.r.o., IČ 23468866, Průběžná 6178/2, 708 00 Ostrava. Kontakt pro otázky soukromí: zoxio@zoxio.eu.

Pokud Zákazník prostřednictvím ZOXIO AI Chat zpracovává osobní údaje návštěvníků svého webu, osoby volající na linku jeho voicebota nebo osobní údaje ve znalostních zdrojích, je správcem těchto údajů zpravidla Zákazník a ZOXIO je jeho zpracovatelem. Požadavek návštěvníka či volajícího týkající se konkrétního chatbota nebo voicebota proto obvykle řeší daný Zákazník.

2. Jaké údaje můžeme zpracovávat

• údaje o účtu: jméno, e-mail, přihlašovací a bezpečnostní údaje, zvolený jazyk a role uživatele;
• firemní a fakturační údaje: název, adresa, IČ, DIČ, fakturační e-mail a historie objednávek;
• platební metadata: identifikátor platby, částka, stav a čas platby; úplné údaje platební karty zpracovává platební brána;
• provozní a bezpečnostní údaje: IP adresa, čas požadavku, prohlížeč, zařízení, doména, logy, chybová hlášení a využití funkcí;
• nastavení a obsah služby: instrukce chatbota, znalostní texty, dokumenty, URL, produktové feedy, konfigurace integrací a vložené soubory;
• konverzační údaje: zprávy návštěvníka a AI, čas, identifikátor relace, zpětná vazba, kategorie dotazu a související technická metadata;
• údaje z hovorů s voicebotem: telefonní číslo volajícího, čas a délka hovoru, textový přepis hovoru a výsledky jeho analýzy (například shrnutí, témata a kategorie dotazů). Zvukový záznam hovoru neukládáme – hlas zpracováváme jen průběžně během hovoru pro převod řeči na text a vytvoření mluvené odpovědi;
• komunikace s námi: obsah e-mailů, požadavků na podporu, reklamací a kontaktních zpráv;
• cookie preference a údaje z volitelných analytických či marketingových nástrojů, pokud jsou aktivovány a existuje odpovídající právní základ.

3. Účely a právní základy

Údaje zpracováváme jen v rozsahu potřebném pro konkrétní účel:

• poskytnutí účtu, chatbota, administrace, podpory a vyúčtování – plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením;
• účetnictví, daně, reklamace a plnění povinností vůči úřadům – splnění právní povinnosti;
• zabezpečení, prevence zneužití, diagnostika, ochrana práv a přiměřený rozvoj služby – oprávněný zájem;
• zasílání vyžádaných sdělení a odpovědí – plnění smlouvy nebo oprávněný zájem;
• volitelné analytické a marketingové cookies – souhlas, pokud jej právní předpisy vyžadují;
• zpracování obsahu, konverzací a přepisů hovorů včetně jejich analýzy pro Zákazníka – jeho doložené pokyny a zpracovatelský vztah.

4. Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme přímo od Zákazníka při registraci, nastavení chatbota, platbě nebo komunikaci. Další údaje vznikají při používání služby nebo je předá návštěvník v konverzaci či volající v hovoru s voicebotem. Obsah znalostní báze může pocházet také z URL, souboru, produktového feedu či systému, který Zákazník ke službě připojí.

Zákazník odpovídá za to, že je oprávněn připojené zdroje a osobní údaje používat a že dotčené osoby informoval v rozsahu vyžadovaném právními předpisy.

5. Příjemci a další zpracovatelé

Údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat prověření dodavatelé hostingu a cloudové infrastruktury, poskytovatelé AI modelů, převodu řeči na text a textu na řeč, telefonního připojení, e-mailových a podpůrných nástrojů, zabezpečení, platební brána GoPay a případně analytické nástroje aktivované na základě odpovídajícího právního titulu.

Dodavatele zavazujeme odpovídajícími smluvními a bezpečnostními podmínkami. Údaje můžeme zpřístupnit také orgánům veřejné moci nebo právním poradcům, vyžaduje-li to zákon nebo ochrana našich práv. Osobní údaje neprodáváme.

6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří technologičtí dodavatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě používáme mechanismus dovolený GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky, a podle potřeby posuzujeme doplňková ochranná opatření.

Rozsah předávání závisí na zapnutých funkcích a dodavatelích používaných v daném okamžiku. Konkrétnější informace lze vyžádat na zoxio@zoxio.eu.

7. Doba uchování

• údaje účtu a smlouvy uchováváme po dobu trvání vztahu a následně po dobu nutnou k ochraně právních nároků;
• účetní a daňové doklady uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy, zpravidla až 10 let;
• přepisy konverzací návštěvníků, včetně kontaktních údajů zadaných před zahájením chatu, a přepisy hovorů, včetně výsledků jejich analýzy a telefonního čísla volajícího, uchováváme podle tarifu Zákazníka nejdéle 90 dní od vzniku konverzace či hovoru (CHAT a VOICE 14 dní, CHAT+ a VOICE+ 90 dní); po uplynutí této doby je automaticky mažeme;
• zvuk hovoru zpracováváme pouze po dobu jeho trvání a zvukový záznam neukládáme;
• obsah a nastavení chatbota (znalostní báze, dokumenty, zdroje) uchováváme po dobu aktivní služby nebo do jejich odstranění Zákazníkem; po ukončení mohou po omezenou dobu přetrvávat v zálohách;
• bezpečnostní a provozní logy uchováváme po dobu přiměřenou účelu diagnostiky, zabezpečení a prokazování incidentů;
• kontaktní a podpůrnou komunikaci uchováváme po dobu vyřízení a následně podle povahy požadavku a možných právních nároků;
• údaje založené na souhlasu zpracováváme nejdéle do jeho odvolání, pokud nemáme jiný právní důvod.

8. Povinnosti Zákazníka vůči návštěvníkům

Zákazník musí návštěvníky a volající srozumitelně informovat, že komunikují s AI, kdo je správcem jejich osobních údajů, k jakým účelům jsou zprávy používány, komu mohou být zpřístupněny a jak mohou uplatnit svá práva. Ve vlastních zásadách ochrany osobních údajů zohlední také používání ZOXIO AI Chat. U voicebota musí volající upozornit na začátku hovoru, například v úvodním pozdravu, že hovoří s AI a že se z hovoru pořizuje textový přepis.

Zákazník nastaví přiměřenou dobu uchování, omezí sběr údajů na nezbytný rozsah a nebude návštěvníky vybízet ke sdílení hesel, úplných údajů platebních karet, zdravotních informací nebo jiných citlivých údajů, pokud pro to nemá jasný právní a bezpečnostní rámec.

9. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze služby a riziku, zejména řízení přístupu, ochranu komunikace, oddělení zákaznických účtů, zálohování, logování a průběžnou údržbu. Žádný internetový systém však nelze označit za absolutně bezpečný.

Zákazník chrání své přístupové údaje, používá bezpečná hesla a bezodkladně hlásí podezření na incident. Poskytovatel a Zákazník si poskytují součinnost při řešení porušení zabezpečení v rozsahu svých rolí.

10. Vaše práva

Podle okolností můžete požadovat přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a kdykoli odvolat souhlas bez vlivu na předchozí zákonnost zpracování.

• Práva k účtu, platbám nebo komunikaci se ZOXIO uplatníte na zoxio@zoxio.eu.
• Práva k údajům v chatbotu konkrétního webu uplatněte nejprve u provozovatele daného webu, který je zpravidla správcem.
• Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

11. Automatizování, cookies a změny zásad

ZOXIO AI Chat automaticky generuje odpovědi, nejde však samo o rozhodnutí ZOXIO s právními nebo obdobně významnými účinky vůči uživateli účtu. Pokud Zákazník využije chatbot ve vlastním rozhodovacím procesu, odpovídá za zákonnost a nezbytné lidské posouzení.

Informace o cookies a podobných technologiích najdete na stránce Nastavení cookies. Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně služby, dodavatelů nebo právních požadavků. Významné změny oznámíme přiměřeným způsobem.